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行政秘书模拟试题:行政助理面试题目
1、【 简答题
请写出企业常用的公文文种? [15分]
解析:
公司常用公文种类主要有:
(一)请示
请上级指示和批准,用“请示“。
(二)报告
向上级机关汇报工作,反映情况,用“报告“。
(三)指示
对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示“。
(四)布告.公告.通告
对公众公布应当遵守或周知的事项,用“布告“。
向国内外宣布重大事件,“用公告“。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用“通告“。
(五)批复
答复请示事项,用“批复“。
(六)通知
传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级.同级和不相隶属单位的公文,用“通知“。
(七)通报
表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用“通报“。
(八)决定.决议
对某些问题或者重大行动作出安排,用“决定“。
经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议“。
(九)函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用“函“。
(十)会议纪要
传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要“。
2、【 简答题
就你的理解行政工作应包括哪些内容?如何才能做好这项工作? [15分]
解析:
行政管理工作可以说是千头万绪.纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的.琐碎的.不起眼的事务。但是,这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说,行政管理在企业中主要有管理.协调.服务三大功能;其中管理是主干,协调是核心,服务是根本。究而言之,行政管理的实质就是服务。行政部门还必须在“管理“.“协调“和“服务“三方面再上一个档次,才算是一个合格的现代企业的行政管理者。
从“管理“方面来说,行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手“,还必须在公司的经营理念.管理策略.企业精神.企业文化.用人政策等重大问题上有自己的思考,并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实,成为领导不可缺少的“高参和臂膀“。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者,而是要做一个有思想.敢创新.有冲力的领导者;换句话说,他不能仅仅满足于做好一个战术家,还要努力做好一个战略家。很显然,也只有一个有思想.懂战略.敢创新.有冲力的人,才能把行政工作做得更好,做得再上一个档次。
从“协调“方面来说,行政管理者不能简单地以传达领导的命令.完成领导交办的任务为满足;也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使,以权压人。行政部门应主动做好上与下.左与右.里与外的沟通,在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。
从“服务“上说,行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色,毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作,特别是后勤服务工作,永远不要奢望成为企业关注的“中心“。不但不可能,而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门,那只能说明一点,即行政工作做得实在太糟糕,影响了企业各方面的工作,影响了企业最终目的的实现,以致于引起大家的关注。行政管理的理想境界应该是“润物细无声“。行政部门最忌讳处处显示自己的存在,与其它部门抢镜头,争荣誉。
行政部门应该象一部自动化程度很高的机器,这头原料(任务)进去,那头成品(结果)出来;其中的许许多多曲曲折折,都消化在行政体系之内,切忌为自己评功摆好,四处张扬,浪费别人的时间.精力和感情。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为,特别要反对把行政部门变成“门难进,脸难看,事难办“的官府衙门。管理是要执行制度的;但执行制度也是一门艺术,并不一定要搞得剑拔弩张,刀光剑影。特别是在高素质人才集中的地方,更要注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。
3、【 简答题
请拟一份关于国庆节放假的通知。 [15分]
解析:
                                  关于国庆节放假的通知
集团公司下属各部门:
根据国务院办公厅有关通知精神,经公司研究决定,现将今年国庆节放假的具体事项通知如下:
1.国庆节放假时间为10月1日—7日,其中1—3日为法定假日,将9月27日(周六).28(周日)的公休日分别调至10月6日(周一).7日(周二)休息,10月4日(周六).5日(周日)照常公休,9月27日.28日上班。
2.国庆节长假,员工外出活动较多,各部门要在假前加强对员工进行安全教育,增强安全意识,组织团体外出须报集团公司备案;严格执行请假制度,要求员工按期返程。
3.各部门休假前认真做好安全检查工作,特别注意防盗.防火,重点部位,重要仪器设备要指定专人定期巡察。
4.公司自10月1日起执行新的作息时间表,希遵照执行。
5.各部门国庆节假期间要安排人员值班,以确保部门工作的正常开展(值班安排请于9月28日前报综合管理部,E-mail:****@****.cn)。总经办假期值班人员安排如下:
时 间 值班人员 联 系 电 话 值班领导
10月1日 杭 婷 6374****(139****0485) 陈小华
10月2日
10月3日
10月4日
10月5日
10月6日
10月7日
6.值班时间:上午8:00—11:00,下午2:30—5:00,国庆节值班联系电话:63741000,值班人员因故要调时间请直接与对调人员协商。
祝全体员工国庆节愉快!
                                                  ***开发有限公司
                                                二00六年九月二十五日
4、【 简答题
公司老总在例会说:“上个月公司的电费开支很大,有一些浪费,大家要注意一下。”你对此种情形如何办理? [15分]
解析:
节约用电倡议书
(1.气温在30 ℃以下时,空调不开启制冷;空调制冷时设定温度不低于26℃。
(2.使用空调时,自觉关闭门窗。较长时间不使用空调时,应拔下电源插头。
(3.车间.会议及大型公共场所的灯光.电扇等使用视情况开启和关闭,并避免“无人灯”等现象。
(4.定期检测电器设备的完好状况,发现问题及时检修。
(5.对办公用电设施,不使用时应及时关闭,以避免长时间的“待机”耗电。
(6.加强用电设备的管理,规范用电设备的操作程序,并建立管理制度,责任到人。
(7.从我做起,从小事做起,做到科学用电,节约用电,让节电意识深入人心。
总公司办公室
5、【 简答题
公司拟办一份公司的内刊,以调动大家工作热情,你将如何办理? [10分]
解析:
个人认为宣传公司坚持以人为本的精神,致力打造一支兢兢业业,不懈进取富有团队精神的员工队伍,通过发行企业内刊,设立“员工天地”“读者来信”等信息栏.加强员工的参与性,把日常一些常见的难题或案例以读者来信的形式予以答复。经常召开公司发展研讨会,接见员工代表,设立总经理信箱,广开言路,加强领导与员工之间的沟通和交流,努力营造一种团结紧张.严肃活泼的工作氛围。
通过持续提高员工待遇,改善工作环境.开启丰富多彩的业余文体活动,每年法定节假日举行旅游活动,不定期举行蓝球.象棋.羽毛球.乒乓球比赛等一系列举措,凝聚“军心”调动员工工作热情,为美好的明天更加辉煌而奋斗!
6、【 简答题
从行政方面控制公司日常的成本,你觉得从哪几个方面入手? [10分]
解析:
1.办公费用 2.车辆费用
3.接待费用 4.差旅管理
5.通讯费用 6.水电管理
7.会议费用 8.物业管理
7、【 简答题
就一般的企业而言,如何进行档案的分类? [10分]
解析:
企业档案分类设置十个一级类目,即:
1.党群工作类;
2.行政管理类;
8、【 简答题
公司的上级主管于明天到公司考察参观,你觉得需要做哪些方面的准备工作。 [10分]
解析:
1.接待工作
2.汇报材料(包括:生产经营计划.财务计划.销售计划.融资计划.固定资产建设中技改及检修进展情况)
3.制定参观考察路线及项目 来
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